XANTEN. Die Stadt Xanten hat einen wichtigen Schritt in Richtung Modernisierung und Systemeffizienz getan. Mit Kristina Winzer gibt es nämlich seit dem 1. Mai eine Digitalisierungsbeauftragte im Team. „Es ist unser Anspruch, dass wir unsere Verwaltungsprozesse möglichst digital anbieten. Als Service für die Bürger, aber auch als Verbesserung von Prozessen innerhalb unseres Hauses“, sagt Bürgermeister Thomas Görtz.
Das Onlinezugangsgesetz soll dafür sorgen, dass bestimmte Dienstleistungen innerhalb bestimmter Fristen elektronisch angeboten werden. „Sodass die Bürger im Idealfall über ein Konto zum Beispiel auf die persönlichen Daten und Bescheide zugreifen können“, sagt Thomas Rynders, Leiter im Fachbereich Service und Personal. Er vermutet zwar, dass der Termin vielleicht noch weiter nach hinten rutscht, „aber es hat eine ganz neue Dynamik in Gang gesetzt.“
Ein neuer Blickwinkel
So ergänzt nun die 28-jährige Winzer aus Haldern das Team im Rathaus, um sich als Fachkraft mit dem Thema zu beschäftigen. Görtz zeigt sich mehr als zufrieden: „Sie kommt nicht aus dem Verwaltungsbereich, das finde ich gut. Sie bringt eine andere Sichtweise mit und hatte vorher schon viel mit Digitalisierung zu tun.“ Görtz ergänzt: „Wichtig ist, dass Frau Winzer die richtigen Fragen stellt, wenn es darum geht, Prozesse in einem bestimmten Amt zu digitalisieren. Es geht nicht nur darum, einen Prozess von analog nach digital zu überführen.“ Es gehe auch darum, Abläufe zu straffen, um Prozessoptimierung und dadurch auch um Geschäftsoptimierung. Interne, lange Laufwege etwa oder Ausdrucke könnten dann der Vergangenheit angehören.
Laut Rynders geht es weniger um technische, sondern um organisatorische Herausforderungen. „Wir müssen hinterfragen: Ist das, was wir hier seit Jahren rechtssicher und gut machen, effizient? Brauchen wir vielleicht keine Unterschrift mehr von den Bürgern?“ Die internen Strukturen in Xanten sollen bereinigt werden. Um solche Herausforderungen kümmert sich nun Winzer.
Ein aktuelles, für Winzer spannendes Projekt ist das interkommunale Prozessmanagement, also die Zusammenarbeit der Kommunen. Es gehe darum, die Prozesse zu erfassen, zu priorisieren sowie zu analysieren und dann das Ganze gemeinsam zu erarbeiten. „Das hat den Vorteil, dass man sich gegenseitig ergänzt und das Ganze schneller stattfinden kann“, sagt Winzer.
Dabei bringt sie bereits einige Erfahrung mit: So hat sie ihren Master in Dienstleistungsmanagement absolviert und danach vier Jahre in einem Maschinenbauunternehmen als Projektleiterin gearbeitet. Dort führte sie eine neue Software im Betrieb ein. Die Stellenanzeige hat schnell ihre Aufmerksamkeit erregt: „Die berufliche Umorientierung hörte sich super spannend an, also habe ich die Herausforderung angenommen“, erklärt sie. Besonders reizt sie der freie Gestaltungsspielraum. „Die ganzen Papierakten digital effizient zu gestalten ist ein ziemlich spannendes Aufgabenfeld.“
Es entwickelt sich in Xanten
Einige Beispiele für (laufende)Digitalisierung gibt es in Xanten bereits. Wie Görtz erzählt, ist die Stadt mit sieben anderen Kommunen und Städten Teil eines Pilotprojekts des Landes zur digitalen Baugenehmigung. „Auch haben wir das Sozialamt schon zu einem großen Teil digitalisiert“, ergänzt er.
Andere Beispiele nennt Rynders. So kann man bereits Personenstandsurkunden elektronisch bezahlen. „Wir haben auch andere Dinge, die wir peu à peu umstellen. Knöllchen kann man mittlerweile auch online bezahlen. Ein wichtiges Thema sind ebenfalls die Briefwahlunterlagen, die die Bürger online anfordern können.“
90 bis 100 digitale Leistungen seien laut Rynders kommunal umzusetzen. Ein kontinuierlicher Prozess. Priorität hätten vor allem oft nachgefragte Leistungen. „Den Personalausweis verlängern und beantragen, der Reisepass oder der Führerschein. Solche Angelegenheiten werden wohl ganz oben auf der Liste stehen“, meint Winzer. Ein echter Komfortgewinn für die Menschen, wie Görtz sagt.
Von einem möglichen Stellenabbau in Xanten geht Rynders nicht aus. Einige Arbeitsschritte würden wegfallen, andere aber kämen dazu. „Das Digitalisieren von Papier ist ein klassisches Beispiel.“
